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ここでは秘書検定2級の筆記試験領域「Ⅴ.技能」の中の(3)文書の取り扱いについてまとめています。

 

秘書検定2級で要求されるレベル(文書の取り扱い)
秘書技能審査基準では、「送付方法、受発信事務ついて知識がある。」「秘扱い文書の取り扱いについて知識がある。」と定められています。

 

出題傾向
秘密扱いの文書についての取り扱い方や、返信はがきの出し方などについて、場面が提示されて、適切な対応を選びなさいという問題が出題されます。

 

試験対策
郵便に関する基礎的な知識(料金別納郵便、料金後納郵便など)を覚える必要があります。
確認の意味で返信用はがきの書き方をおさらいしておくことも必要です。試験では常識的な範囲で対応できます。
秘密扱いの文書の取り扱いは、引っ掛けと思われる問題もあるので、過去問で慣れることが大切です。

 

勉強しておく必要があること
・上司に文書を渡すときに開封して渡すものと開封せずに渡すものの違い
・開封して文書を渡すときの注意点
・「親展」の意味と使い方
・文書を社外に送付するときの注意点
・返信用はがきの書き方
・封書の書き方(「請求書在中」などの記載位置)
・郵便小包の種類と使い分け方
・現金書留、簡易書留、一般書留の違いと使い分け方
・料金別納郵便、料金後納郵便、料金受取人払の違いと使い分け方
・引受時刻証明、配達証明、内容証明の意味と使い方

 

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