ここでは秘書検定2級の筆記試験領域「Ⅴ.技能」の中の(2)文書の作成についてまとめています。

 

秘書検定2級で要求されるレベル(文書の作成)
秘書技能審査基準では、「文例を見て、社内外の文書が作成できる。」「会議の簡単な議事録が作成できる。」「折れ線、棒、簡単な円などのグラフを書くことができる。」と定められています。

 

出題傾向
「提示されたデータを使用してのグラフ作成」「穴埋め形式での社内文書の作成」など記述形式での問題が出題されます。記述形式といっても、難易度はそれほど高くありません。

 

試験対策
どんな問題が出されるのが過去問でイメージをつかむことが大切です。
文書で使用される用語(拝啓、敬具、時下、ご査収、ご隆盛など)を覚える必要があります。
グラフの使い分け(円グラフ、棒グラフ、折れ線グラフ)に注意して、問題演習を行うことが大切です。
社内文書、社外文書について何をどこに書くのかのレイアウトを把握する必要があります。(※1)
※1…レイアウトや項目については、社内の独自ルールや各人の考えもあるでしょうが、試験対策としては秘書検定で正解とされるものを覚えましょう。

 

勉強しておく必要があること
・社内文書の種類とその違い(稟議書、通達書、報告書など)
・社内文書に含めるべき項目とレイアウト
・社外文書に含めるべき項目とレイアウト
・社外文書に用いる頭語(拝啓など)と結語(敬具など)の使い分け
・一般的な時候の挨拶
・慶弔状、見舞状、招待状、案内状、礼状の書き方
・慣用句の意味(ご査収、ご笑納、ご恵贈など)
・「御中」「様」「殿」の使い分け
・尊敬語への変換(家族、父、母、息子、娘など)
・社外文書での尊敬表現と謙譲表現の使い分け

 

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