ここでは秘書検定2級の筆記試験領域「Ⅴ.技能」の中の(4)ファイリングおよび(5)資料管理についてまとめています。

 

秘書検定2級で要求されるレベル(ファイリングおよび資料管理)
秘書技能審査基準では、「一般的なファイルの作成、整理、保管ができる。」「名刺、業務上必要な資料類の整理、保管が一般的にできる。」「要求された社内外の情報収集、整理、保管が一般的にできる。」と定められています。

 

出題傾向
書類の整理方法やファイリング用品についての用語知識を問われる問題が出題されます。各種資料(株主総会議事録など)とその担当部門を結びつける問題も出題されることがあります。

 

試験対策
書類の整理方法については耳慣れない用語もありますので、一通り覚えておくことが大切です。
ファイリング用品の用語については、紛らわしい選択肢もあるので正確な知識が必要です。
用語知識が問題形式の中でどのように問われるかを過去問で確認しておくことをオススメします。

 

勉強しておく必要があること
・ファイルの整理法(主題別整理法など)の種類
・ファイリング用品(フォルダーなど)の種類
・バーチカル・ファイリングの意味とメリット
・バーチカル・ファイリングで使用する用具
・名刺の整理方法
・カタログ類の整理方法
・新聞、雑誌の切り抜き整理方法
・社外情報の収集方法(白書の活用など)
・雑誌関連の用語(旬刊、落丁、奥付など)知識
・各部門(総務部、経理部など)が管理する社内情報

 

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